01 · PortailCe qui entre est structuré dès l’entrée.
Le portail est l’interface des personnes extérieures à votre organisation : candidats, demandeurs, partenaires, bénéficiaires. Il ne collecte pas un fichier, il constitue un dossier : étapes, champs obligatoires, pièces attendues, sauvegarde et reprise, authentification sans mot de passe ou par SSO.
Ce que cela change- Un dossier incomplet ne peut pas être soumis
- Le demandeur voit l’état de son dossier sans appeler
- Les référentiels pré-remplissent ce qui existe déjà
Exemple de règleSI pièce obligatoire absente ALORS soumission impossible, liste des pièces attendues affichée
Vos règles décident du chemin, pas la mémoire des agents.
Le circuit décrit les étapes, les validations séquentielles ou parallèles, les escalades et les délégations. Chaque transition a une condition. Quand une règle change, les dossiers en cours la suivent à partir de leur état actuel.
Ce que cela change- Une exception remonte automatiquement au bon niveau
- Une absence ne bloque pas un circuit : la délégation est prévue
- Le chemin d’un dossier est explicable après coup
Exemple de règleSI montant > seuil ALORS validation Direction requise avant décision
L’activité reste visible, pas seulement stockée.
Les équipes travaillent dans des vues Liste et Kanban par état, avec recherche, filtres, épinglage et commentaires. Un changement d’état peut exiger une justification écrite. Les modifications côté demandeur apparaissent immédiatement côté instruction.
Ce que cela change- On sait où bloque un dossier sans envoyer un email
- Chaque décision porte le nom de son auteur et sa raison
- Les exports reflètent l’état réel, pas une ressaisie
Exemple de règleSI changement d’état ALORS justification obligatoire, auteur et horodatage enregistrés
Les notes se calculent, les écarts se voient.
Des grilles multicritères pondérées, plusieurs évaluateurs, plusieurs niveaux. Le score est consolidé automatiquement et les écarts entre évaluateurs sont détectés selon vos seuils. Le rapport est pré-rempli à partir des notes.
Ce que cela change- Aucun tableur de consolidation à maintenir
- Un désaccord déclenche une règle, pas une réunion
- Le rapport final est défendable ligne par ligne
Exemple de règleSI écart entre évaluateurs > seuil ALORS troisième évaluation demandée
Chaque résultat devient un document vérifiable.
Attestations, certificats, contrats et rapports sont générés à partir des données validées, avec un identifiant, un QR code et une page publique de vérification. Toute ré-émission est journalisée avec son motif.
Ce que cela change- Un tiers vérifie l’authenticité sans vous appeler
- Le document reste attaché à l’historique du dossier
- Les modèles évoluent sans toucher aux dossiers passés
Exemple de règleSI état = Décidé ALORS génération de l’attestation autorisée, sinon refusée
Ce qui est écrit reste écrit.
Chaque action, modification et validation est enregistrée avec son auteur et son horodatage dans un journal non effaçable. Les rôles définissent qui consulte, modifie, valide ou administre. Les entités partenaires gèrent leurs accès sans administration centrale.
Ce que cela change- L’audit se prépare en lisant, pas en reconstituant
- Une entité ne voit que ses dossiers
- Les données vous appartiennent : exports, API, hébergement au choix
Exemple de règleSI rôle = Entité régionale ALORS visibilité limitée aux dossiers de la région
